Política de Protección de Datos Personales

Caja de Compensación Familiar CAFAM

El Consejo Directivo de la Caja de Compensación Familiar CAFAM.

La Caja de Compensación Familiar CAFAM, en cumplimiento de la Ley de protección de Datos Personales 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios, a través de su Consejo Directivo, expide la Política de Protección de Datos Personales, la cual está alineada con la normativa vigente, de acuerdo con las siguientes disposiciones:

Enunciado

La implementación de una política de protección de datos, que incluya un adecuado manejo de los datos personales que son objeto de tratamiento por parte de la Caja de Compensación Familiar – CAFAM en adelante ("CAFAM" o la "Corporación"), constituye una obligación legal de la Corporación y un compromiso como organización en cumplimiento de la normatividad vigente que busca elevar los estándares de atención para satisfacer las necesidades de los afiliados, clientes, y demás grupos de interés.

1. Consideraciones generales

El artículo 15 de la Constitución de la República de Colombia consagra el derecho de cualquier persona de conocer, actualizar y rectificar los datos personales que existan sobre ella en banco de datos o archivos de entidades públicas o privadas. Igualmente, ordena a quienes tienen datos personales de terceros respetar los derechos y garantías previstos en la Constitución cuando se recolecta, trata y circula esa clase de información.

El presente documento consagra la Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la "Política") en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y en las demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o reglamenten y, de manera especial, con los procedimientos y prácticas Corporativas.

La Caja de Compensación Familiar – CAFAM está comprometida con el adecuado tratamiento de los datos personales y con el respeto de los derechos que le asisten a los titulares de la información. Por eso, adopta la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales, la cual es de obligatorio cumplimiento en todas las actividades que involucren el tratamiento de datos.

2. Obligatoriedad

Esta Política es de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de CAFAM, sus administradores, trabajadores, contratistas, proveedores y terceros que obran en nombre de CAFAM.

3. Objetivo

La presente Política tiene por objeto establecer e informar los lineamientos para el manejo y la efectiva protección de los datos personales suministrados por los afiliados, clientes actuales y potenciales, proveedores, trabajadores y, en general, por los terceros, de quienes CAFAM recolecta datos personales, de conformidad con lo estipulado en la Ley 1581 de 2012, y los decretos 1377 de 2013, y en las demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o reglamenten y, de manera especial, con los procedimientos y prácticas corporativas.

Los lineamientos que conforman esta política aplican para todos los procesos (internos/externos) y a las plataformas (servidores, portales web, sistemas operativos, bases de datos y aplicaciones) que manejan información personal de afiliados, clientes, corporativos y no corporativos y los diferentes canales dedicados a su atención, así como a sus empleados y proveedores, quienes también son responsables de implementar sus propios procedimientos en aras de dar cumplimiento a las políticas fijadas.

4. Alcance

Esta política está dirigida a todos los trabajadores de la Corporación que intervienen en el ciclo de tratamiento de los datos personales que se encuentren a cargo de CAFAM en su condición de Responsable y/o Encargado de la información; quienes deberán implementar las medidas necesarias en las operaciones y responsabilidades a su cargo, con el fin de promover y hacer efectiva la protección de los datos.

CAFAM es el Responsable directo del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegarle a un tercero el encargo de estos. De igual manera, es de obligatorio cumplimiento del tercero la implementación de los lineamientos y/o procedimientos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los mismos.

5. Compromiso de la Dirección Administrativa

La Dirección Administrativa apoyará y gestionará la protección, seguridad y privacidad de la información de la Corporación y de los derechos de los titulares de datos personales, y para lo cual demostrará su compromiso en los siguientes aspectos:

1. Designando o retirando del cargo al Oficial de Protección de Datos Personales.
2. Aprobando la destinación de los recursos económicos, tecnológicos y de personal que se requiera para la debida protección de los datos de acuerdo con la estructura de la Corporación.
3. Promoviendo y aprobando el diseño e implementación de programas, políticas, manuales y procedimientos tendientes a la protección de los datos personales.
4. Impulsando una cultura activa al interior de la Corporación, con el objetivo de efectuar un debido tratamiento de datos personales.

6. Marco legal

Para la interpretación de la presente Política se tendrán como marco, entre otras, las siguientes regulaciones:

1. Constitución Política.
2. Ley 1266 de 2008.
3. Ley 1581 del 2012.
4. Decreto 1727 de 2009.
5. Decreto 2952 de 2010.
6. Decreto Reglamentario 1377 de 2013.
7. Decreto único 1074 de 2015.

7. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular del dato para llevar a cabo el tratamiento del mismo. Esta puede ser escrita, verbal o mediante conductas inequívocas que permitan concluir de forma razonable que el titular otorgó autorización.
• Bases de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Consulta: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Estos datos se clasifican en sensibles, públicos, privados y semiprivados.
• Dato personal sensible: Información que afecta la intimidad de la persona o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos (huellas dactilares, entre otros).
• Dato personal público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y todos aquellos que no sean semiprivados o privados. Son públicos, entre otros, los datos contenidos en documentos públicos, registros públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son públicos los datos personales existentes en el registro mercantil de las Cámaras de Comercio (Artículo 26 del Código de Comercio). Asimismo, son datos públicos los que, en virtud de una decisión del titular o de un mandato legal, se encuentren en archivos de libre acceso y consulta.
• Dato personal privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para la persona titular del dato. Ejemplos: libros de los comerciantes, documentos privados, información extraída a partir de la inspección del domicilio, fotografías, videos, datos relacionados con el estilo de vida de la persona.
• Dato personal semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública, y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como, entre otros, el dato referente al cumplimiento e incumplimiento de las obligaciones financieras, los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social, datos crediticios, así como la dirección, teléfono, correo electrónico, salario del individuo.
• Datos de menores de edad: Su tratamiento deberá asegurar el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública. Se podrá hacer tratamiento de estos siempre y cuando el fin que se persiga responda y respete el interés superior, es decir derechos prevalentes, y que asegure el respeto de sus derechos fundamentales, de modo que, si ese tratamiento afecta algún derecho constitucional del menor, no podrá realizarse.
• Habeas Data: Derecho que tiene toda persona de conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ella en archivos y bancos de datos de naturaleza pública o privada.
• Hecho Inequívoco: Es el adjetivo que refiere a aquello que no admite duda o equivocación (no existe posibilidad de error). La duda es la indeterminación entre dos decisiones, mientras que equivocación es una cosa hecha con desacierto.
• Reclamo: Solicitud del titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales de bases de datos, o cuando adviertan que existe un presunto incumplimiento del régimen de protección de datos, según el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
• Titular del dato: Persona natural cuyos datos personales son objeto del tratamiento.
• Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la base de datos y/o tratamiento.
• Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable de dicho tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o supresión de los mismos.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera de Colombia, y que tiene por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un Receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Requisito de procedibilidad: El titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento, lo anterior según el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012.
• Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad como tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica, por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo 18 de la Ley 1712 de 2014.
• Información pública reservada: Es aquella información que estando en el poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad como tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 de 2014.

8. Principios para el tratamiento de datos personales

La presente política tendrá como principios los que se encuentran regulados en la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás normatividad vigente que reglamente, modifique, derogue o sustituya lo regulado en la materia.

CAFAM aplicará en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento e intercambio de datos personales los siguientes principios:

• Principio de legalidad en materia de tratamiento de datos.
• Principio de finalidad.
• Principio de libertad.
• Principio de veracidad o calidad.
• Principio de transparencia.
• Principio de acceso y circulación restringida.
• Principio de seguridad.
• Principio de confidencialidad.

9. Tratamiento y finalidades

CAFAM realizará el tratamiento (recolección, almacenamiento, uso, suministro, transferencia, transmisión, entre otros) de los datos personales en virtud de las condiciones establecidas por el titular, la ley, las entidades públicas o por orden judicial, para cumplir las actividades propias de su objeto social, como pueden ser la contratación, ejecución y comercialización de los bienes y servicios de CAFAM.

El tratamiento de los datos personales se podrá realizar a través de medios físicos, automatizados o digitales, de conformidad con el tipo y forma de recolección de la información personal.

CAFAM también podrá tratar los datos personales en congruencia con las autorizaciones dadas por los titulares cuando éstas sean requeridas, y para los siguientes fines, entre otros. Los datos personales que se solicitan y/o que se encuentran registrados en nuestras bases de datos tienen como finalidad:

a. Para el cumplimiento del objeto social, obligaciones legales y obligaciones contractuales contraídas, entre otros, con nuestros afiliados, clientes, proveedores, usuarios y empleados.
b. Para adelantar todos los trámites y actividades asociadas a la prestación de los servicios de seguridad social, incluido salud; y, para elaborar, consultar y actualizar historias clínicas.
c. Realizar estudios sobre hábitos de consumo de los servicios y productos ofrecidos.
d. Realizar estudios con ASOCAJAS y/o entidades relacionadas con el Sistema de Subsidio Familiar.
e. Para actividades de mercadeo y/o promoción de servicios y envío de información relacionada con el objeto social de CAFAM y de sus aliados comerciales.
f. Transferir y/o transmitir a nivel nacional y/o internacional información a matrices, filiales, subsidiarias o aliados estratégicos de CAFAM.
g. Para el desarrollo, registro, cumplimiento y control de las actividades asociadas con los servicios de salud, vivienda, educación, cultura, recreación y deportes, turismo, producción de alimentos y bebidas, restaurantes, droguerías, suministros de medicamentos, eventos, créditos, seguros y desarrollo social.
h. Para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones de CAFAM, y podrán ser utilizados como prueba en cualquier tipo de proceso, respecto de los datos recolectados directamente en los puntos de seguridad, tomados de los documentos que suministran las personas al personal de seguridad y obtenidos de las videograbaciones que se realizan dentro o fuera de las instalaciones de CAFAM. Estos datos se podrán utilizar como prueba en cualquier tipo de proceso.
i. Consultar y reportar a las centrales y/o operadores de información los datos financieros, comerciales y crediticios, con base en lo establecido en la ley.
j. Para crear y registrar a los proveedores, clientes, afiliados en áreas tales como: contabilidad, recursos humanos, mercadeo, regulatorio y finanzas.
k. Para dar cumplimiento a las políticas internas de la compañía en materia de selección de personal, estudio de hojas de vida, verificación de datos financieros, personales y familiares y comerciales suministrados por el candidato, realización de exámenes de salud de ingreso y/o egreso de la compañía, realización de pruebas escritas u orales de selección, entrevistas, suministro de datos personales para las afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral.
l. Crear y gestionar bases de datos de los usuarios remitidos por las instituciones de salud (EPS, IPS, etc.), quienes acuden a CAFAM para solicitar los productos con los cuales son atendidos.
m. Contactar a médicos, enfermeras y en general al personal que presta servicios de salud, con el objeto de adelantar labores de capacitación, mercadeo, realización de conferencias y charlas acerca del área médica relacionada con los productos y servicios de la Caja.
n. Informar, comunicar y promocionar por medio de correo electrónico, vía telefónica o por mensaje de datos o textos, todos los productos y servicios ofertados por CAFAM.
o. Diligenciar encuestas.
p. Recolectar datos biométricos para trabajadores y prestadores de servicio de CAFAM.
q. Registro de uso de imagen para piezas publicitarias, videos corporativos de personal interno y externo al ingreso de las instalaciones de CAFAM.
r. Fines estadísticos.
s. Implementar herramientas tecnológicas dentro de los sistemas operativos de la Corporación.

Parágrafo: De conformidad con lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, los datos de carácter personal que se obtengan en el curso de los procedimientos médicos que se adelanten en la Institución Prestadora de Salud se hacen con ocasión a la prestación adecuada del servicio de salud.

10. Categoría especiales de datos

La Ley 1581 de 2012 considera dentro de la categoría de datos especiales, los datos sensibles y los relativos a las niñas, niños y adolescentes, Artículos 5° y 7° respectivamente.

10.1. Tratamiento de datos sensibles

El tratamiento de datos sensibles por parte de CAFAM asegurará que:

a. El titular haya dado su autorización expresa a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
d. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento se adoptarán las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.

Los datos sensibles serán mantenidos y tratados con estricta seguridad y confidencialidad para los fines previstos y para la prestación del servicio en salud conforme a la normatividad legal vigente aplicable.

Por disposición del Decreto 1377 de 2013 se informa al titular que:

a) Por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
b) Ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

10.2. Derechos de los niños, niñas y adolescentes

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto al tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

11. De la autorización

11.1. Autorización para tratamiento de datos

Los obligados a cumplir esta Política deberán obtener por parte del titular del dato su autorización previa, expresa e informada para recolectar y tratar sus datos personales. Esta obligación no es necesaria cuando se trate de datos de naturaleza pública.

Para obtener la autorización se deberá seguir las siguientes instrucciones:

En primer lugar, antes de que la persona otorgue su autorización, es necesario informarle de forma clara y expresa lo siguiente:

a. El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
c. Los derechos que le asisten como titular previstos en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012.
d. La identificación, dirección física o electrónica de CAFAM.

En segundo lugar, se obtendrá el consentimiento del titular del dato a través de cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, tal como la página web, aplicación, formularios, formatos, actividades, concursos presenciales o en redes sociales, PQRS, llamadas o mensajes de texto o datos.

Se deberá conservar prueba de la autorización que contenga el cumplimiento de la obligación de informar junto con el consentimiento del titular, por un término mínimo de 10 años contados a partir del momento en el que los datos sean eliminados o desmarcados de la base de datos.

La autorización también podrá obtenerse a partir de conductas inequívocas del titular del dato que permitan concluir de manera razonable que éste otorgó su consentimiento para el tratamiento de su información. Dicha(s) conducta(s) debe(n) ser muy clara(s) de manera que no admita(n) duda o equivocación sobre la voluntad de autorizar el tratamiento.

11.2. Autorización para tratamiento de datos sensibles

Cuando se trate de la recolección de datos sensibles se deben cumplir los siguientes requisitos:

a. La autorización debe ser explícita.
b. Se debe informar al titular que no está obligado a autorizar el tratamiento de dicha información.
c. Se debe informar de forma explícita y previa al titular cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del mismo.

11.3. Autorización de tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes (NNA)

Cuando se trate de la recolección y tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes se deben cumplir los siguientes requisitos:

a. La autorización debe ser otorgada por personas que estén facultadas para representar los NNA. El representante de los NNA deberá garantizarles el derecho a ser escuchados y valorar su opinión del tratamiento teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad de los NNA para entender el asunto.
b. Se debe informar que es facultativo responder preguntas sobre datos de los NNA.
c. Que responda y respete el interés superior de los NNA.
d. Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

12. Aviso de privacidad

El Aviso de Privacidad es el consentimiento informado puesto a disposición del titular para el tratamiento de sus datos personales. Por medio de este documento se le comunica al titular del dato la información relativa a la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que le pretende dar a los datos personales.

13. Deberes de CAFAM cuando obra como responsable del tratamiento de datos personales

Todos los obligados a cumplir esta Política deben tener presente que CAFAM está obligado a cumplir deberes impuestos por la ley. Por ende, deben obrar de tal forma que cumplan las siguientes obligaciones:

13.1. Deberes de CAFAM respecto del titular del dato

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta Política, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
c. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
d. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.
e. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente Política.

13.2. Deberes de CAFAM respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales

a. Observar los principios de veracidad o calidad, seguridad y confidencialidad en los términos establecidos en esta Política.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c. Actualizar la información cuando sea necesario.
d. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

13.3. Deberes de CAFAM cuando realiza el tratamiento a través de un encargado

a. Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales cuyo tratamiento esté previamente autorizado.
b. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, consultable, comprobable y comprensible.
c. Comunicar de forma oportuna al Encargado del tratamiento todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado, y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
d. Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes pertinentes.
e. Exigirle en todo momento al Encargado del tratamiento el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
f. Informar al Encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

13.4. Deberes de CAFAM respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

a. Informarle cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
b. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

14. Deberes de CAFAM cuando obra como encargado del tratamiento de datos personales

Si CAFAM realiza el tratamiento de datos en nombre de otra entidad u organización (Responsable del tratamiento) deberá cumplir los siguientes deberes:

a. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos.
d. Actualizar la información reportada por los Responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en la presente Política.
f. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas por el titular o facultadas por la ley para dicho efecto.
g. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
h. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

15. Derechos de los titulares

En el tratamiento de datos personales por parte de CAFAM, se respetarán en todo momento los derechos de los titulares de datos personales, que son:

a) Conocer, actualizar y rectificar los datos frente a él o los Encargados del tratamiento de datos.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada, o cualquier otra que suscriba el titular de los datos personales para el efecto, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de datos de conformidad con la ley.
c) Ser informado por la entidad o el Encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se les ha dado a los datos.
d) Presentar ante la autoridad competente quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley y las demás normas que la modifiquen, sustituyan o adicionen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la autoridad competente haya determinado que, en el tratamiento, la Caja de Compensación Familiar - CAFAM o los Encargados del Tratamiento de Datos Personales han incurrido en conductas contrarias a la ley y a la Constitución. La revocatoria procederá siempre y cuando no exista la obligación legal o contractual de conservar el dato personal.
f) Acceder en forma gratuita a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

16. Procedimientos para que los titulares puedan ejercer sus derechos

A continuación, se detallarán los procedimientos para que los titulares de los datos puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información o revocar la autorización.

Los derechos de los titulares podrán ejercerse por las siguientes personas legitimadas, de conformidad con el artículo 20 del Decreto 1377 de 2013:

a. Por el titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición CAFAM.
b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Por el representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d. Por estipulación a favor de otro o para otro.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos y que estén dentro del marco constitucional de la buena fe.

En materia de tratamiento de datos, las consultas y reclamos, diferentes a la revocatoria de datos, se podrán realizar a través de los siguientes mecanismos:

• Correo electrónico: protecciondatos@cafam.com.co
• Por medio escrito en la siguiente dirección: Av. Carrera 68 número 90-88 de la ciudad de Bogotá D.C.
• Teléfono: 6468000 en la ciudad de Bogotá D.C.
• Página web: www.cafam.com.co

Nota: Cuando se trate de una revocatoria de datos personales, únicamente se atenderá por medio de la página web www.cafam.com.co.

16.1. Consultas

Todas las consultas que realicen las personas legitimadas para conocer los datos personales que reposen en las bases de datos de CAFAM se atenderán exclusivamente por medio de los canales que CAFAM tiene destinados para el efecto. En todo caso es necesario dejar prueba de lo siguiente:

a. Fecha de recibo de la consulta.
b. Identidad del solicitante.

Una vez verificada la identidad del titular, se le suministrarán los datos personales requeridos. La respuesta a la consulta deberá comunicarse al solicitante en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Si para garantizar los derechos constitucionales de las personas hubiera necesidad de que el solicitante aportara información adicional, se hará el requerimiento al solicitante por un término no superior a diez (10) días hábiles. Si pasado el término sin que el solicitante hubiera aportado la información requerida, se entenderá desistida la solicitud.

16.2. Reclamos

Los reclamos tienen por objeto corregir, actualizar o suprimir datos, o elevar una queja por el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes establecidos para el régimen de protección de datos.

El reclamo debe presentarse mediante solicitud dirigida a CAFAM que contenga la siguiente información:

a. Nombre e identificación del titular del dato o la persona legitimada.
b. Descripción precisa y completa de los hechos que dan lugar al reclamo.
c. Dirección física o electrónica para remitir la respuesta e informar sobre el estado del trámite.
d. Documentos y demás pruebas pertinentes que quiera hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurrido un (1) mes desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Si el reclamo está completo, se incluirá en la base de datos o sistema de información una leyenda que diga "reclamo en trámite" y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Ésta deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Sin perjuicio del término corporativo establecido para la atención de las PQRS, el plazo máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

17. Período de vigencia de las bases de datos

Las bases de datos estarán vigentes mientras se requiera su utilización acorde con la finalidad para la cual fue creada. La información de los titulares de los datos que sea almacenada en dichas bases se tratará conforme a la autorización otorgada, salvo revocatoria del titular de los datos. Conforme a la norma que regula la materia, la revocatoria no procederá mientras haya una obligación legal o contractual de por medio.

18. Área responsable de la protección de datos personales

La Subdirección General de esta Corporación será la encargada de promover la adecuada protección de datos en la Corporación y velar por la implementación efectiva de esta política, la gestión y disposición de todos los instrumentos que sean adoptados para cumplir con las normas que rigen la materia y la aplicación de buenas prácticas de gestión de datos dentro de la Corporación.

19. Oficial de Protección de Datos Personales

El Oficial de Protección de Datos Personales será designado o removido directamente por el Director Administrativo de CAFAM y será el encargado de verificar al interior de la Corporación el cumplimiento de la presente política, para lo cual deberá demostrar la ejecución de los controles que le corresponden, dejando constancia documental de sus actuaciones en esta materia, mediante correos, memorandos, actas de reuniones o los documentos que resulten pertinentes para el efecto.

19.1. Funciones del Oficial de Protección de Datos Personales

El Oficial de Protección de Datos Personales tendrá las siguientes funciones:

1. Realizar un seguimiento periódico sobre la evolución y aspectos relevantes de la presente política, incluyendo, entre otros, las acciones preventivas y correctivas implementadas.
2. Evaluar en conjunto con el Oficial de Seguridad de la Información de la Corporación los instrumentos, metodologías y procedimientos tendientes a promover la seguridad y privacidad de la información.
3. Adelantar la gestión adecuada, socialización, comunicación, capacitación, detección y demás herramientas necesarias para la implementación de la presente política.
4. Obtener las declaraciones de conformidad de la Superintendencia de Industria y Comercio cuando sea requerido.
5. Analizar las responsabilidades de cada cargo de la organización, para diseñar un programa de entrenamiento en protección de datos personales, específico para cada uno de ellos.
6. Integrar las Políticas de Protección de Datos dentro de las actividades de las demás áreas de la organización (talento humano, seguridad, call centers, gestión de proveedores, etc.).
7. Coordinar la definición e implementación de los controles del Programa Integral de Seguridad y Privacidad de la Información.
8. Acompañar y asistir a la organización en la atención de las visitas que realice la Superintendencia de Industria y Comercio y en los requerimientos que realicen los demás entes de control en relación con la materia de protección de datos y de seguridad de la información.
9. El Oficial de Protección de Datos Personales presentará al Director Administrativo un informe anual sobre la gestión de la protección de datos personales al interior de la Corporación; así mismo, presentará, a solicitud del superior jerárquico, informes al Comité de Auditoría y/o al Consejo de la Corporación cuando la situación lo amerite.
10. Realizar las demás funciones necesarias para la protección de los datos personales.

19.2. Conductas incompatibles al rol de Oficial de Protección de Datos Personales

1. No informar de manera oportuna al Director Administrativo cuando se encuentre impedido por conflicto de intereses.
2. Compartir información reservada a un tercero ajeno a la Corporación de las investigaciones y/o procesos administrativos ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
3. Incumplir con lo previsto en los artículos 16 a 18 de la Ley 1474 de 2011 en lo referente a actos de corrupción privada, administración desleal y la utilización indebida de información privilegiada.
4. Utilizar el nombre de la Caja de Compensación Familiar Cafam o de Oficial de Protección de Datos Personales en actividades políticas, electorales y/o proselitistas, en beneficio propio o de un externo.

Parágrafo: En el evento en que el Oficial de Protección de Datos Personales se encuentre en una situación de conflicto de interés, deberá inmediatamente declararse impedido e informar de manera oportuna al Director Administrativo, para que sea este último el encargado de decidir sobre la materia.

19.3. Inhabilidades Oficial de Protección de Datos Personales

1. Quien haya sido declarado responsable judicialmente por la comisión de delitos, siempre y cuando la sentencia esté en firme.
2. La persona que haya sido despedida con justa causa resultado de un proceso disciplinario en el que se hubiere acreditado alguna falta de su parte a los deberes de transparencia o ética a su cargo.
3. Tener sanciones en firme ante la Superintendencia de Industria y Comercio en materia de protección de datos y/o seguridad de la información, en calidad de representante legal o persona natural.

Parágrafo: La Dirección Administrativa se reserva la facultad de separar temporal o definitivamente al Oficial de Protección de Datos Personales, por razones distintas a las inhabilidades.

19.4. Delegación de funciones

El Oficial de Protección de Datos Personales podrá delegar las funciones que le fueron asignadas en la presente Política a los Gestores cuando éstas deban adelantarse en cada una de las Subdirecciones en las que laboran. Esta delegación se deberá hacer por escrito, especificando la función o asunto específico delegado y si se requiere la temporalidad de la delegación.

20. Gestores de Datos Personales

La designación o remoción del Gestor y/o los Gestores de Datos Personales estará a cargo directamente de los Subdirectores de CAFAM y el rol será ejecutado por los Jefes de División, Jefes de Departamento, Jefes de Sección, Jefes de Área, Coordinaciones u otros que tengan a cargo procesos corporativos.

En ese sentido, el Gestor y/o los Gestores de Datos Personales serán los encargados de velar por la seguridad y privacidad de la información que se recolecte durante el ciclo de tratamiento del dato, hasta su eliminación y archivo, dentro de la subdirección a la que pertenecen.

20.1. Funciones de los Gestores de Datos Personales

El alcance de su rol corresponde a toda la Subdirección a la que pertenece, por lo que tiene bajo su responsabilidad:

1. Coordinar con la Sección de Litigios, Consultas y Cumplimiento Normativo que, una vez al año, se lleve a cabo un taller o sensibilización en protección de datos personales y seguridad de la información a los trabajadores que en la Subdirección realicen el tratamiento de datos personales.
2. Recibir en encargo funciones delegadas por el Oficial de Protección de Datos Personales para procurar el cumplimiento de la normativa vigente.
3. Hacer seguimiento del cumplimiento del Programa Integral de Seguridad y Privacidad de la Información a través de reuniones con el Oficial de Seguridad, el Oficial de Protección de Datos o la Jefe de Sección de Litigios, Consultas y Cumplimiento Normativo.
4. Suministrar la información que repose en la Subdirección a la que pertenece para la atención de requerimientos de las autoridades competentes o para la elaboración de respuestas e informes.
5. Servir de enlace y coordinación con la Subdirección a la que pertenece, para asegurar una implementación transversal del programa integral de Seguridad y Privacidad de la Información.
6. Impulsar una cultura de Protección de Datos y de Seguridad de la Información dentro de la organización.
7. Conservar la(s) base(s) de datos personales y las autorizaciones de tratamiento de datos, de la Subdirección en la que labora el Gestor.

21. Área responsable de la atención a peticiones, consultas y reclamos

La Subdirección General delega a la Sección Experiencia al Cliente para dar la atención a las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de datos personales bajo tratamiento de la Caja de Compensación Familiar CAFAM. Para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización, deberán ser dirigidas a:

Correo electrónico: protecciondatos@cafam.com.co

22. Seguridad de la información

La Unidad de Seguridad de la Información es la responsable de coordinar y liderar la seguridad de la información de la Corporación, incluidos los datos personales de los titulares de datos, promoviendo y monitoreando el cumplimiento de los estándares, lineamientos y procedimientos de seguridad, los cuales se encuentran debidamente definidos dentro de las normas administrativas de seguridad de la información.

23. Normas administrativas, manuales y procedimientos

CAFAM cuenta con normas administrativas, manuales y procedimientos para la protección de datos personales, en los cuales se definen los lineamientos para garantizar el manejo y la efectiva protección de los datos personales suministrados por los afiliados, clientes, proveedores, trabajadores y demás grupos de interés.

Parágrafo: Además de los documentos mencionados anteriormente, para efectos de la presente Política hace parte integral de esta el Manual para la Protección de Datos Personales tratados por externos, el cual es de obligatorio cumplimiento.

24. Video vigilancia

CAFAM utiliza diversos medios de video vigilancia instalados en diferentes sitios internos y externos de nuestras instalaciones u oficinas. CAFAM informa sobre la existencia de estos mecanismos mediante la difusión en sitios visibles de anuncios de video vigilancia. La información recolectada se utilizará para fines de seguridad de las personas, los bienes e instalaciones. Esta información puede ser empleada como prueba en cualquier tipo de proceso ante cualquier tipo de autoridad y organización.

25. Uso de imagen

Las fotografías, imágenes e información que sean recolectadas o conseguidas en eventos en general serán utilizadas para: realizar publicaciones o campañas promocionales de CAFAM, en todos los medios y redes sociales; cumplir las obligaciones legales, contractuales, de seguridad, de servicio y comerciales con los afiliados, clientes, proveedores, usuarios y empleados; comunicar los programas, productos y servicios ofrecidos directamente o por aliados comerciales; realizar estudios sobre hábitos y consumos; y consultar y reportar su información comercial, financiera y crediticia y los fines establecidos en la autorización y la Política de Tratamiento de Datos.

Es facultativa la respuesta a preguntas o autorización de fotos e imágenes que versen sobre datos personales sensibles. El titular tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar o ejercer su derecho de retracto de la información, fotos e imágenes tratadas, entre los otros derechos previstos en la normatividad vigente. El titular podrá ejercer su derecho de retracto según lo indicado en esta Política.

26. Transferencia y/o transmisión nacional o internacional de datos personales

CAFAM podrá realizar la transferencia y/o transmisión de datos a otros Responsables y/o Encargados del tratamiento cuando esté autorizado por el titular de la información, por la ley o por mandato judicial de conformidad con lo establecido en la presente Política y la normatividad vigente.

27. Programas de formación

CAFAM desarrollará capacitaciones y concientizaciones en Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información. La Corporación pondrá en conocimiento la presente política por el medio que considere adecuado y, con ello, capacitará a sus funcionarios en los procesos de Tratamiento de Datos Personales con una periodicidad al menos anual, con el fin de medir sus conocimientos sobre el particular. Los nuevos funcionarios recibirán capacitación sobre Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información, dejando constancia de su asistencia.

En el desarrollo de las capacitaciones y concientizaciones se informará a los trabajadores sus responsabilidades con respecto a la Protección de Datos Personales y Seguridad de la Información.

La Subdirección General, conjuntamente con el Oficial de Protección de Datos Personales, definirán los planes de capacitación de los empleados de acuerdo con los cambios normativos que se vayan presentando y/o las necesidades de la Corporación.

27.1. Formación líderes en protección de datos

La Corporación, junto con el Oficial de Protección de Datos, realizará una detección de necesidades para identificar el nivel y tipo de capacitación necesaria para los líderes involucrados en el tratamiento de datos personales, de acuerdo con las responsabilidades asignadas y tomando en cuenta su perfil de puesto en las Secciones de Consultas, Litigios y Cumplimiento Normativo y Seguridad de la Información.

28. Auditoría interna a la gestión de los datos personales

De acuerdo con los programas de auditoría interna de CAFAM, a través de la Auditoría Interna, se auditará el cumplimiento de la política y procedimientos definidos para la gestión de los datos personales, en la cual se definirán las acciones de mejora para la administración efectiva de los datos y el estado de cumplimiento de la política.

29. Requerimientos de las autoridades

CAFAM cooperará con las autoridades competentes para garantizar el cumplimiento de las leyes en materia de protección de datos personales y seguridad de la información, siempre y cuando el requerimiento de datos cumpla con los requisitos establecidos en la normatividad vigente.

30. Registro de bases de datos

De acuerdo con lo establecido en las normas que regulan la materia, CAFAM tiene la obligación de realizar el registro de las bases de datos que contengan información personal en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. Para cumplir con esta actividad se mantendrá un inventario actualizado de las bases de datos y de los empleados responsables de su registro, quienes deberán informar los cambios sustanciales en la información registrada.

31. Datos del responsable del tratamiento

• Razón social: Caja de Compensación Familiar CAFAM.
• Identificada con Nit.: 860013570-3.
• Dirección: Av. Carrera 68 número 90-88 de la ciudad de Bogotá D.C.
• Correo electrónico: protecciondatos@cafam.com.co
• Teléfono: en Bogotá (57-1) 6 468000.
• Página web: www.cafam.com.co

32. Vigencia

La Política de Tratamiento de Datos Personales rige a partir del 10 de julio del 2013.

Su más reciente actualización tiene fecha 30 de enero de 2024.

Las bases de datos tendrán una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, o el periodo de vigencia que señale una causa legal, contractual o jurisprudencial de manera específica.

33. Divulgación

La divulgación de la Política de Protección de Datos Personales se debe realizar mediante la publicación en la página web de CAFAM, garantizando su acceso y conocimiento a todos los grupos de interés, al igual que el tratamiento y demás canales habilitados para su participación en él.

34. Reforma

La Política de Protección de Datos Personales podrá ser actualizada o reformada por decisión del Consejo Directivo, previa revisión del Director Administrativo y el Comité de Auditoría, cuando éste lo considere necesario o en el evento en que se expida una nueva disposición que dé lugar a la modificación de la presente Política.

Así mismo, CAFAM se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Protección de Datos Personales y, para garantizar su acceso a los titulares de la información y demás interesados, la publicará en su sitio web informando cualquier cambio relacionado con la misma, y la fecha a partir de la cual regirá.

Aprobado por: Acta Consejo No. 1337 del 30 de enero de 2024

Aprobado por: Dr. Luis Gonzalo Giraldo Marín — Director Administrativo

Control de cambios

Versión	Descripción del cambio	Elaborado por	Aprobado por
V1 de 10/07/2013	Creación del documento	Secretario General	Director Administrativo
V2 de 01/10/2018	Modificación del documento	Secretario General	Director Administrativo
V3 de 01/07/2020	Se incluye uso de imagen y se corrigen los datos de contacto	Subdirector Jurídico y Secretario General	Director Administrativo
V4 de 30/01/2024	Se realiza la actualización de la Política con el fin de dar cumplimiento a las exigencias de la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales	Subdirector General	Consejo Directivo